CORRESPONDÊNCIA OFICIAL. A Linguagem Jurídica

22 mar 2017

 

 

Marinalva Freire da Silva

UBE-PB /ALANE-PB/APEESP

Correspondência oficial é aquela cuja origem é a administração pública, elaborada por agentes públicos. Pode ser interna (quando se dá entre os setores de uma repartição) ou externa (quando ocorre entre dois órgãos públicos ou entre órgãos públicos e particulares).

Correspondência Oficial é a comunicação que se estabelece oficialmente entre expedidor e receptor que representem, ou pelo menos um deles, algum órgão da Administração Pública, conforme se fez referência. Em razão disso, as marcas autorais do texto de correspondência oficial tendem a dar lugar a fórmulas impessoais e, em grande parte, padronizada sua redação, com alterações conteudísticas. ( ALMG, 2005; LIMA, 2010).

A correspondência oficial exige formas de cortesia para o fecho, expressões e formas de tratamento, concordância, vocativos ou invocação e o emprego dos pronomes de tratamento no corpo do texto. Emprega-se Vossa Excelência em comunicações dirigidas aos três poderes.

Tratando da correspondência jurídica, ao Presidente do Supremo Tribunal Federal,, emprega-se Vossa Excelência ou Sua Excelência( por extenso). Emprega-se sempre abreviado (V. Exª ou S. Exª) ao Vice-presidente e Ministros do Superior Tribunal Federal, aos Presidentes e Ministros do Supremo Tribunal de Justiça, do Tribunal Militar, do Tribunal Superior Eleitoral e do Trabalho; Presidente e Desembargador dos Tribunais de Justiça; Presidente e Membros dos Tribunais Eleitorais e Regionais do trabalho; Juízes Titulares e Substitutos e Auditores da Justiça Militar.

Todo texto é produto, óbvio, de uma redação. Assim, tem-se a redação jurídica que se enquadra na redação oficial, qual seja, a maneira particular de redigir, seguindo normas e/ou técnicas estabelecidas, cuja utilização se dá em se tratando de situações formais, que exigem ser documentadas, senão, quando abarcam os poderes executivo, legislativo e judiciário.

A linguagem jurídica diz respeito às manifestações linguísticas com funções determinadas, neste caso, escritas. Tais manifestações são reconhecidas socialmente posto que se mantêm semelhantes às características comuns, quanto à estrutura, buscando alcançar a comunicação em situações específicas. É uma via de acesso à compreensão de que a cultura transmitida pela língua revela ‘uma visão de mundo’ que possui uma tendência à conservação (WIKIPÉDIA, org/wiki/Linguagem Jur% C3%A Ddica).

A comunicação tem como principais requisitos clareza, simplicidade, objetividade, concisão, precisão e correção, a fim de evitar conflitos de interpretação. A linguagem empregada em um texto oficial, como foi referida, deve ser concisa, simples, uniforme e, por ter de exprimir obrigação, deve ser também imperativa.

“Dessa maneira, recomenda-se :

  1. a) para obter concisão, devem-se usar frases e períodos curtos, evitando adjetivos e advérbios dispensáveis, assim como construções explicativas, justificativas ou exemplificativas;
  2. b) para obter simplicidade, dar preferência às orações na ordem direta, exceto quando a ordem inversa for necessária para reforçar o caráter imperativo do enunciado; dar preferência às expressões na forma positiva; e empregar palavras e expressões de uso corrente, salvo quando se tratar de assunto técnico que exija nomenclatura própria;
  3. c) para obter uniformidade, expressar a mesma ideia, ao longo de todo o texto, por meio das mesmas palavras, evitando sinônimos; buscar a uniformidade do tempo e do modo verbais em todo o texto; buscar o paralelismo nominal e verbal entre as disposições dos incisos, das alíneas e dos itens constantes na mesma enumeração ( isto em se tratando de lei em que há artigos etc); e evitar emprego de palavra ou expressão que confira ambiguidade ao texto;
  4. d) para obter imperatividade, preferir o presente e o futuro do presente do indicativo às demais formas verbais; preferir as formas verbais às nominais; preferir os verbos significativos aos de ligação” (MANUAL DE REDAÇÃO PARLAMENTAR. Assemb. Legisl. MG, BH, 2005, p. 38-41).

A clareza é a fiel observância de regras de gramática ditadas pela tradição clássica da língua. A concisão diz respeito à fuga de prolixidades, o que implica dizer-se apenas o indispensável, para exprimir o maior número de ideias com o mínimo de palavras, para o que se exige evitar o uso abusivo de artigos indefinidos e do conectivo ‘que’,  a orações adjetivas explicativas , bem como expressões redundantes ou de apoio. A correção atenta para o emprego adequado das formas quanto à gramática normativa, evitando-se os vícios de linguagem.

A redação oficial  parlamentar mais empregadas são ‘ata’, ‘ordem do dia’, ‘edital de convocação’, ‘comunicação’, e ‘decisão’, destinam-se a registrar e a ordenar os procedimentos a tos oficiais relativos às reuniões de plenário e de comissões., devendo se constituir de título, texto, fecho e assinatura com identificação do autor. Estes documentos  são de natureza parlamentar, embora utilizados em outras situações da administração nos poderes executivo e judiciário:

-Ata– registro de fatos ou ocorrências e resoluções tomadas em uma sessão do corpo deliberativo ou consultivo. Trata-se de um resumo oficial do ocorrido  em certos casos por Edital (RN).

-Comunicação -documento utilizado por parlamentar, pelas comunições ou pela presidência para formalizar avisos em plenário.

Decisão – solução que é dada a uma questão por meio de sentença, despacho ou solução (RN).

-Edital de convocação– instrumento de comunicação utilizado pela administração para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como abertura de licitação, provimento de cargos públicos, convocação de funcionários etc. Deve ser publicado em Diário Oficial da União ( DOU) e, quando necessário, na imprensa privada. (AOL). É um instrumento de convocação para reunião a ser realizada em horário ou dia diverso do fixado para as reuniões ordinárias ( isto no Legislativo).(ALMG).

Memorando– correspondência interna utilizada entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo local ou em nível diferente, na qual se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa. Comunicação, Papeleta e Nota são documentos que  têm as mesmas características do Memorando, usados conforme a tradição do órgão.

-Ofício– o ofício é empregado internamente entre o Presidente e demais deputados ( no caso do legislativo,  é o documento amplamente utilizado) e entre autoridades no setor. (ALMG). É usado externamente pelas autoridades para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da administração. Tem por finalidade convocar reunião, agradecer, responder a requerimento, fazer encaminhamento de documentos entre outros. A rigor, só deveria ser empregado entre pessoas jurídicas e;ou autoridades do Serviço público nos três segmentos: federal, estadual e municipal, entretanto, é utilizado também por particulares. O oficial Tem formato uniforme, de acordo com a Instrução Normativa nº 4 de 06 de março de 1992, da Secretaria de Administração Federal. (AOL).

-Ordem do dia ou pauta – contém a relação das matérias que serão apreciadas na reunião. A expressa ‘ordem, do dia’ é usada, também, para designar a parte da reunião em que se apreciam as proposições.(ALGM)

Há outras modalidades de correspondência/redação oficial:

Abaixo-assinado – documento particular assinado por várias pessoas e que, em geral, contém reivindicação, pedido, manifestação de protesto  ou solidariedade  (RN).

Alvará– documento pelo qual o agente público, baseado em texto legal, autoriza ou declara ficar assegurado a um particular o exercício de determinada atividade, em razão de despacho ou de resolução administrativa. (AOL). ‘Alvará de soltura’, ordem judicial para libertar quem se acha preso ou após pena cumprida ou extinta.(RN).

Apostila– aditamento que se faz a um título ou documento envolvendo fixação de vantagens, retificações, atualizações ou esclarecimentos com vistas a evitar a expedição de novo título ou documento (AOL).

Atestado – afirmação escrita e assinada de existência ou verdade de um fato ou estado que alguém, em razão de seu ofício ou função, fornece  ao interessado para servir-lhe de documento. O atestado pode ser de vida, de óbito, de sanidade física e/ou mental.(RN).

Ato–  exercício da faculdade de agir ou o seu resultado. Acontecimento social ou político de caráter formal, solene, cerimonioso. ‘Ato atributivo’ato que confere a alguém um direito; ‘ato público’, reunião ostensiva d pessoas, aberta ao público (RN)

Ato- Declaratório-instrumento de comunicação administrativa pelo qual órgãos da administração federal transmitem declaração, decorrente de despacho ou de pronunciamento em processo, relativa a obrigações de particulares e com base nos motivos que a justifiquem. Por vezes, toma a forma de ‘circular’, ‘portaria’ ou ‘ordem de serviço’.(AOL).

Auto de Infração – documento que registra a ocorrência ou flagrante de transgressão à lei. Quase sempre é lavrado no local onde a infração ocorreu, em impresso mais ou menos uniforme que, depois de preenchido pelo servidor devidamente credenciado e pela pessoa ou forma comercial ou industrial que nele incorreu, servirá de documento base para a constituição do competente processo. (AOL)

Aviso- expediente pelo qual o ministro, diretor de Departamento ou de outra autoridade transmite instrução aos subordinados, à comunidade em geral faz requisição, comunicação e põe em exercício providências necessárias à boa ordem a serviço  público ou particular.  Pode ser aviso de serviço, aviso de férias, aviso prévio.(RN).

-Avocatório– documento pelo qual o juiz avoca autos em processos.  Denominação que ainda se dá a forma cortês de tratamento ou expressão de reverência a Sr. (Senhor ), Dr.( Doutor). (RN).

-Boletim – todo escrito breve de um fato. Há vários tipos: a)Boletim de ocorrência (BO) Boletim expedido pelas delegacias a interessados que sofrem acidentes de trânsito, assaltos etc. ; b) Boletim do governo,  é um boletim apresentando as últimas informações de interesse público; c) Boletim escolar, enviado aos pais relatando as notas ou conceitos do aluno;  d) Boletim médico, dá notícia do estado de saúde  de um paciente;  e) Boletim meteorológico, informa sobe o tempo. (RN)

Boleto– impresso expedido por instituição financeira, firma ou outro, contendo registro de dívida etc. (RN)

Carta– correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações. Logo, comunicação escrita ou impressa endereçada a uma ou várias pessoas ou, ainda,. A uma organização. A denominada de: a) ‘Carta aberta’ quando dirigida à comunidade através de órgãos de imprensa; b) ‘Carta comercial ou industrial’ quando utilizada pelo comércio ou pela indústria; c) ‘Carta Magna’ Lei máxima de um país, Constituição; ‘Carta oficial’, quando utilizada pelos órgãos públicos em situações não cerimoniais entre outros tipos. (RN).

Certidão– declaração feita por escrito, com base  em documento original, objetivando comprovar a existência de ato ou assentamento de interesse de alguém.(RN)

Certificado-documento que se afirma ou se atesta a existência de um fato de que se é testemunha. Confunde-se muitas vezes com a certidão.(RN)

Circular– correspondência oficial enviada simultaneamente a diversos destinatários, com texto idêntico, transmitindo instruções, ordens,  recomendações, determinando a execução de serviços ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.(RN).

Citação– ato ou efeito de citar, texto citado; ato processual utilizado pelo Poder Judiciário para dar ao demandado conhecimento  da ação , convocando-o a juízo para se manifestar e participar de todos os atos  e termos de demanda (RN).

Código- conjunto de leis, de disposições legais compostas pela autoridade competente, que se referem a um mesmo setor do Direito. (RN)

Contrato– instrumento jurídico em que se formam direitos e obrigações para a realização material de atividades executivas, isto é, para a obtenção de bens e serviços pelo Estado, sempre que uma das partes seja entidade de direito privado, inclusive, às criadas pelo Poder Público ou sujeitas ao seu controle majoritário (AOL). Acordo pelo qual uma ou mais pessoas se obrigam para com outras a dar, a fazer ou a não fazer algo; acordo entre duas ou mais pessoas que entre si transferem direito ou se sujeitam a uma obrigação. ‘Contrato de segurança’ consiste em que uma das partes, se obriga com a outra a paga de um prêmio, a indenização do prejuízo resultante de riscos futuros previstos no Contrato (RN).

Convênio– acordo bilateral e multilateral celebrado entre entidades públicas mediante o qual assumem compromissos de cumprimento de cláusulas regulamentares. (RN)..

Declaração – afirmação da existência de um fato, existência ou não de um direito. (RN)

Decreto– resolução ou decisão tomada por pessoa ou entidade a que se conferem poderes para isso. Mandado judicial. Sentença. (RN). Ato escrito, emanado de Chefe de Estado ou de Órgão do Poder Público Executivo, com força obrigatória, destinado a assegurar ou normatizar situações políticas, sociais, jurídicas ou administrativas, ou a reconhecer, proclamar, atribuir, extinguir ou modificar um direito, obrigação ou responsabilidade.

Despacho– decisão proferida por autoridade administrativa, sobre exposição de motivos, parecer, informação, requerimento ou demais papéis subordinados pelas partes a seu conhecimento e solução. Recebe o nome de ‘Despacho Interlocutório’ quando feito por servidor de nível intermediário; ‘Despacho Ordenatório’ ou de Expediente’,  quando feito por autoridade de maior nível hierárquico e refere-se à ordem, andamento ou fiscalização de processo; e ‘Despacho Definitivo ou Decisório’, quando soluciona ou define  a questão. (AOL). Resolução  de autoridade pública sobre qualquer negócio, escrito, requerimento, auto ou documento. (RN).

-Dispositivo-  documento que prescreve, ordena. Ações planejadas por uma administração visando algo. Declaração, sentença, trecho que contém aquilo que se decide numa lei. (RN).

Emenda– em sentido geral, correção de um erro cometido na elaboração de um documento. Pode significar reforma, modificação, alteração. (RN).

Ementa– recebe, também, o nome de rubrica e é a parte do preâmbulo de lei, decreto, portaria, parecer, ofício-circular e carta-circular. Sintetiza o contexto do ato a que se refere e tem a finalidade de permitir um conhecimento prévio da matéria nele contida. (AOL).

Estatuto – conjunto de normas baixadas por autoridades superiores, decorrentes de uma determinação legal, que regem o funcionamento de determinado órgão ou o exercício de atividades profissionais. No âmbito  da Administração Pública Federal, o documento estabelece como são organizadas e administradas  as Fundações, sendo obrigatória  a sua publicação no Diário Oficial da União, devendo ser, observadas as normas do DIN quanto à matéria. O Estatuto, no âmbito do o federal, deve ser aprovado por Decreto  do Presidente da República ou por uma Portaria do Ministro de Estado ou de titular do (AOL).

Exposição de motivos– forma de correspondência oficial assinada por Ministro de Estado ou por dirigentes de órgãos da presidência da República, justificando medidas propostas anexas ou submetidas à deliberação presidencial assuntos de sua administração ou mensagem ao Congresso Nacional.

Informação– instrumento de comunicação oficial por meio do qual são fornecidos dados a respeito de certo fato ou pedido, a fim de que subam ao despacho ou solução de autoridade a quem compete resolvê-las. Tem como base o exame de processo ou fato de que se tenha conhecimento. (AOL).

Lei– uma regra geral ou de caráter permanente, que expressa a vontade, imperativa do Estado e da iniciativa popular a que todos são submetidos. É uma norma jurídica  obrigatória de efeito social, emanada no poder público competente. O esboço de lei, elaborado pelo Executivo, é denominado anteprojeto, a ser objeto de   estudo pelo Legislativo, após o que recebe a redação definitiva, transformando-se em projeto de lei. Os projetos de lei são submetidos à aprovação do Presidente da República que sanciona ou veta seus dispositivos, transformando-se em lei, quando sancionado. (AOL).

Mandado- ordem judicial por meio da qual o juiz manda que se tome medida coativa contra seu destinatário. (RN).

-Mandato – contrato em que em mandante determina a um mandatário (ou procurador) que aja em seu nome, praticando os atos necessários para tanto. (NR)

Medida provisória – ato com força de lei expedido pelo Presidente da República em casos de urgência ou de interesse público relevante, tais como segurança nacional, finanças públicas, normas tributárias, criação de cargos públicos e fixação de vencimentos, desde que não haja aumento de despesa.Tem imediata ou posterior apreciação do Congresso Nacional que poderá aprová-la ou rejeitá-la, perdendo a eficácia, desde a edição, se não for convertida em lei pelo Congresso num prazo de trinta dias, a contar da data de sua publicação. (AOL).

Mensagem– ato escrito e solene com que o Presidente da República se dirige ao Congresso Nacional por ocasião de sua abertura ou para expor as realizações do Governo, propor orçamentos, encaminhar projetos de lei, alterar projetos de lei, apresentar nomes para determinados cargos ou apresentar as razões de seu veto a projetos de lei submetidos à sua sanção. A Câmara dos Deputados e o Senado também utilizam mensagens para se dirigir ao Chefe do Executivo (AOL).  Os poderes executivo e legislativo estaduais e municipais também a utilizam.

Minuta– primeira redação de qualquer documento; rascunho; ato preliminar à feitura de escritura ou contrato que se fará a seguir, decalcado em rascunho ou apontamentos que o concretizem. (RN).

Notificação– ato judicial escrito originado do juiz, por meio do qual se dá conhecimento a uma pessoa de algo ou de fato de seu interesse das medidas legais cabíveis. (RN)

Ordem de Serviço –expediente interno de um órgão mediante o qual o seu titular regula procedimentos para a execução de serviços, fixa comandos de ação ou estabelece normas para o cumprimento de determinado serviço. Não existe diferença fundamental entre Ordem de Serviço, Instruções Reguladoras e Normas de Execução. A questão parece ser mais de preferência ou conveniência interna dos órgãos e não de natureza essencial. (AOL).

Parecer-exame apurado que se faz sobre determinado assunto, com apresentação fundamentada de solução e, de acordo com as circunstâncias, pode ser favorável ou contrário a ele. Tem como objetivo principal fornecer subsídios para tomada de decisões. Geralmente é vazado no corpo de um processo e serve de base para despachos e decisões. (AOL).

Portaria-documento de caráter oficial assinado por Ministros e Secretários de Estado ou dirigentes de órgãos e entidades da Administração Pública com o objetivo de dar instruções, nomeações, designações de pessoal para exercer função no Estado. (RN). A Portaria dar instruções concernentes à administração, com referência a pessoal (designação, delegação de competência, admissão, dispensa, elogio, punição etc.) ou à organização e funcionamento de serviços, orientar a aplicação de textos legais; disciplinar matéria não regulada em lei e outros atos de competência daquelas autoridades. (AOL).

Ratificação- ato ou efeito de ratificar; confirmação; ato por meio do qual uma das partes de um negócio jurídico atribui validade a um ato oficial que era nulo ou anulável.

Referendo – manifestação da cidadania a respeito de medidas tomadas pelo Governo. (RN)

Regimento– ato normativo da situação interna de um órgão, designando a categoria e a finalidade de instituição integrante de sistema básico, detalhando sua estrutura em unidades organizacionais, especificando as respectivas competências, definindo as atribuições de seus dirigentes e indicando seu relacionamento interno e externo. Os regimentos são aprovados por decreto do Presidente da República ou por portaria de Ministro de Estado ou de titular de órgão integrante da Presidência da República, quando assim determinar ato anterior do Chefe de Estado. Face à obrigatoriedade de sua publicação no Diário Oficial da União, devem ser observadas as normas do departamento de Imprensa Nacional,  quanto à matéria. (AOL).

Regulamento– conjunto de regras de caráter geral, da competência do Poder Executivo, com a finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal, garantindo, assim, a exata execução de determinada lei ou decreto. (AOL).

Relatório– documento em que se expõe à autoridade superior a execução de trabalhos concernentes a certos serviços ou a execução de serviços inerentes ao exercício do cargo em determinado período. Deve iniciar aludindo à disposição legal que exige a sua apresentação ou à ordem recebida de algum dos órgãos do serviço público. Caso seja necessária a inclusão de gráficos, ilustrações, mapas, tabelas etc., estas devem ser inseridas anexas, devidamente numeradas.  Último parágrafo conterá a expressão: ‘É o relatório’.(AOL).

Requerimento– instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei. Se um requerimento for indeferido, pode-se fazer outro, para a mesma finalidade, e intitulado “pedido de reconsideração”. Caso este seja, também, indeferido, pode-se fazer outro requerimento à instância administrativa superior, denominado “recurso”.

Resolução– ato emanado de autoridade competente de órgãos de deliberação coletiva, colegiados ou dos Poderes Legislativo  e Judiciário, para estabelecer normas concernentes à administração, podendo conter determinações para execução de serviços.

Sentença– julgamento, decisão pelo qual o juiz põe fim a um processo.

Portanto, como é possível constatar, este artigo não teve a pretensão de esgotar o assunto, posto que, na redação jurídica, são inúmeras as formas para atender a cada caso, à natureza de cada situação, senão lembrar que a redação dos textos técnicos  (legislativos, judiciários etc) devem  ser escritos dentro da norma culta da língua, evitando-se, por conseguinte, palavras vulgares, gírias, vícios de linguagem, solecismos, cacofonias, repetições, adjetivações desnecessárias, expressões explicativas ou retificativas, evitar formas nominais do verbo, entre outros, que possam contribuir para ambiguidades ou dupla interpretação do texto, pois, escrever bem é dizer muito em poucas palavras, para o que se deve empregar a clareza, concisão e correção.

Referências

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS. (ALMG) Manual de redação parlamentar.Belo Horizonte2005.

https://www.google.com.br/search?q=wikipedia.redacaotecnica&oq=wikipedia.redacaotecnica&aqs=chrome..69i57j0.34502j0j4&sourceid=chrome&ie=UTF-8.

LIMA, A Oliveira. (AOL) Redação oficial. Teoria, modeloe e exercícios.  3 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.

NICOLAU, Roseane (Org.) (RN). Diciconário básico de secretariado executivo.  João Pessoa: IESP, 2003.

 

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